هرچند سرمایه انسانی در تمامی سازمانهای امروزی در زمره با ارزشترین منابع سازمانی معرفی میشود، به نظر نمیرسد که نظام اداری کشور ما در بهره گیری از این ظرفیت بالقوه گرانبها به شایستگی و با درایت کافی عمل کرده باشد. در این مجال، برخی از مصادیق نابهرهوری نظام اداری در مدیریت سرمایه انسانی و در ساحت موضوعی «واسپاری وظایف به کارکنان» معرفی میشوند.
هدف از استخدام افراد آن است که اهداف سازمان را از طریق تلاش های فردی و گروهی آنان در چارچوب وظایف شغلی محقق ساخت. طبیعی است که بکارگیری این منبع سرشار انسانی در محیط کاری نیازمند بکارگیری اصول، فنون و ابزارهایی باشد که باید آن ها را به درستی شناخت و در موقعیت های مناسب مورد استفاده قرار داد. نشانه هایی وجود دارد که از نابهره وری نظام اداری کشورمان در وظیفه سپاری به کارکنان حکایت می کنند. برخی از شناخته شده ترین این علائم بدین قرارند:
- نامتناسب بودن تعداد نیروی انسانی با حجم وظایف و مأموریت ها (کمبود عامل انسانی در برخی واحدها و سازمانها همزمان با انباشت شدید نیرو در بعضی دیگر از موقعیتهای سازمانی)؛
- روشن نبودن نیازهای شغلی سازمان¬ها و ترجمه نشدن این نیازها به شرایط جذب نیرو؛
- ساده انگاری در فرایند استخدام نیروی جدید و کم توجهی به نیازهای آتی سازمان؛
- عدم شفافیت استانداردهای کمّی و کیفی مورد انتظار از کارکنان در انجام وظایف شغلی؛
- ناکارامدی نظام آموزش کارکنان و اثرنابخشی در ارتقای موفقیت شغلی آنان؛
- کم توجهی به تقویت مهارتهای شغلی نرم (به ویژه مهارتهای مرتبط با بهره وری مانند مدیریت زمان)؛
- ضعف عمومی نظام ارزشیابی عملکرد افراد و نبود تصویری روشن از کارنامه عملکردی آنان؛
- گسستگی ذاتی میان نظام جبران خدمات و نظام ارزیابی عملکرد (پرداخت به کارکنان بدون لحاظ عملکرد شغلی همان دوره)؛
- نازل بودن سطح رضایت شغلی اغلب کارکنان سازمان های عمومی به ویژه به دلیل مقایسه سطح پرداخت ها در بخش خصوصی و دولتی؛
- برداشت عمومی در ادارات مبنی بر ناعادلانه بودن حجم وظایف محول شده به افراد؛
- ارجاع دستورات خارج از شرح وظایف به کارکنان ضمن رها شدن برخی وظایف رسمی (ناهماهنگی میان واقعیت های سازمانی و شرح وظایف مصوب یا ابلاغی)؛
- نادیده گرفته شدن ضوابط احراز تصدی مسئولیت های سازمانی در برخی موارد؛
- بی توجهی به سلامت جسمی و روانی کارکنان در محیط شغلی؛
- ضعف فرهنگ سازمانی رایج در بخش دولتی در زمینه بهره وری و ارتقای بازدهی فعالیتهای کاری.
به نظر می رسد برای غلبه بر این وضعیت نابهره ور در وظیفه سپاری به کارکنان دولت بتوان از راهکارها و ایده هایی به شرح زیر کمک گرفت:
- اعلام رسمی فهرست وظایف اصلی هر کارمند (و به روزرسانی دوره ای آن)؛
- اعلام رسمی وظایف جنبی هر کارمند (مانند عضویت در ساختارهای تصمیم گیری مرتبط یا غیرمرتبط با شغل اصلی)؛
- معرفی رسمی متصدیان قبلی شغل (و روش دسترسی به آن ها) برای ایجاد امکان تبادل تجربه و دریافت راهنمایی؛
- معرفی رسمی مقامات یا واحدهای ناظر بر کمیت و کیفیت انجام وظایف شغلی (و سازوکار پاسخگویی به آنان)؛
- وجود سازوکاری برای اطمینان از متناسب بودن تمامی وظایف محول شده به هر فرد با شایستگی های وی؛
- اعلام رسمی استانداردهای کمّی و کیفی انجام وظایف شغلی به تمامی کارکنان (متناسب با وظایف محول شده)؛
- اعلام رسمی فهرست امکانات، تجهیزات، فضاها، اطلاعات و سایر منابع در اختیار فرد برای انجام وظایف محول شده؛
- اعلام رسمی استانداردهای ناظر بر استفاده از امکانات، تجهیزات، فضاها، اطلاعات و سایر منابع در اختیار هر فرد؛
- وجود سازوکاری برای دسترسی مقامات مجاز به نام کاربری و گذرواژه تمامی تجهیزات رایانه ای و سامانه های شغلی بدون نیاز به افشای آن ها توسط کاربران (در شرایط اضطراری) ولی با اطلاع رسانی (بلافاصله یا با فاصله منطقی) به ایشان؛
- وجود سازوکاری برای دسترسی مقامات مجاز به تجهیزات، فضاهای کاری و سایر منابع در اختیار افراد بدون نیاز به حضور آنان (در شرایط اضطراری) ولی با اطلاع رسانی (بلافاصله یا با فاصله منطقی) به ایشان؛
- اعلام رسمی چگونگی اطلاع یابی هر فرد از مقررات ناظر بر انجام وظایف محول شده؛
- شفاف بودن شرایط جبران خدمات (به ویژه پرداخت های متغیر مانند اضافه کاری) ؛
- اعلام رسمی سلسله مراتب شغلی و مسیرهای ارتباطی با مافوق ها، همترازان و زیردستان (به صورت مکتوب و رسمی)؛
- اعلام رسمی خطرات بالقوه در محیط شغلی (خطرات جسمی، روحی، مالی و...)؛
- اعلام رسمی رفتار مورد انتظار از کارکنان هنگام بروز خطرات قابل پیش بینی؛
- شفاف بودن مصادیق تخلف (یا فساد یا جرائم) اداری برای کارکنان؛
- شفاف بودن شناسنامه آموزشی هر فرد (نیازها، کارنامه گذشته، برنامه آینده)؛
- شفاف بودن کارراهه شغلی هر فرد (قابلیت ها، مسیر طی شده، نقشه راه آینده)؛
- وجود سامانه یا سازوکار ثبت تجارب کاری و بهره برداری از تجارب دیگران (مدیریت دانش)؛
- شفاف بودن سازوکار ارزیابی عملکرد شغلی (معیارها، انتظارات، روش ارزیابی، دوره ارزیابی، اثرات ارزیابی)؛
- انعطاف در وظیفه سپاری به افراد برای ایجاد امکان واسپاری وظایف مرتبط جدید؛
- مشارکت حداقل ده درصد از کارکنان در طرح چرخش شغلی؛
- مشارکت حداقل ده درصد از کارکنان در طرح انعطاف شرایط زمانی و مکانی کار (ساعات کاری شناور یا دورکاری یا...)؛
- اعلام رسمی تفویض اختیار به حداقل ده درصد از کارکنان (علاوه بر اختیارات اصلی متناسب با وظایف شغلی)؛
- رضایت سنجی دوره ای از افراد درباره شرایط شغل (نوع و حجم وظایف محول شده، نحوه مدیریت مافوق، نحوه همکاری همترازان، نحوه انجام وظیفه زیردستان، میزان کفایت و تناسب اختیارات و امکانات و...).
تألیف: دکتر هدایت کارگر شورکی

