در این مطلب نکاتی پیرامون موضوع ساختار و نمودار سازمانی منطبق با مدل بومی 34000 منابع انسانی ارائه گردیده است.
ساختار سازمانی حاصل فرآیند سازماندهی و طراحی سازمان است و شامل مجموعه روابط، مقررات و قوانینی است که حتی اگر به طور غیررسمی شکل گرفته باشند، به طور رسمی تصویب می شوند و فعالیت های افراد برای کسب اهداف مشترک سازمانی را شکل می دهند. ساختار سازمانی مفهوم کلی تري نسبت به نمودار يا چارت سازمانی است. ساختار آيينه تمام نماي قواعد، مقررات، رويه ها، استانداردها، جايگاه تصميم گيري، نحوه ارتباطات، تفكيك بخش ها، مشاغل و تلفيق آنها و سلسله مراتب اختيارات است. نمودار سازمانی يك نماد قابل رؤيت از فعاليت ها، شيوه هاي ارتباطی و فرآيندهاي سازمانی است. نمودار سازمانی يك مدل تصويري است که می تواند در تشريح، توصيف و تبيين ارتباطات سازمانی ياري رسان باشد.
نکته قابل توجه این است که سازماندهی و تعیین ساختار سازمانی، خود هدف نیست؛ بلکه وسیله ‌‌‌ای است برای اجرای برنامه های سازمان و رسیدن به هدف های آن. بنابراین نباید اجازه داد ساختار سازمانی آنچنان قدرتمند و انعطاف ناپذیر شود که در حقیقت هدف ها را به سازمان دیکته نماید و بقا و ادامه حیات خود را در رأس هدف های سازمان قرار دهد.

اهداف فرآیند طراحی ساختار سازمانی
 متناسب سازی ساختار سازمان و واحدها با استراتژی شرکت، الزامات محیطی، الزامات فنی و ...
 ایجاد اتفاق نظر بین مدیران و نیز استقرار ارتباطات بهنگام در کل سازمان به منظور تسهیم اطلاعات و هماهنگی بین افراد و واحدها

الزامات، دستورالعمل ها و قوانین موثر در طراحی ساختار مناسب
 خط مشی طراحی و مهندسی ساختار سازمانی مدون شده باشد.
 واحدهای هم سنخ در یک مجموعه واحد قرار داشته باشد و موازی کاری بین واحدها به صورت موردی و در صورت بروز مشکل حل شود.
 ساختارهای سازمانی از ساختارهای بوروکراتیک به سمت ساختارهای منعطف با تعداد لایه های کم و تیمی حرکت کند.
 تا حدودی تناسب درونی و بیرونی ساختار سازمانی مد نظر قرار گرفته شود.
 ساختار از اتلاف منابع جلوگیری کند.
 شفافیت ساختاری که موجب اعتماد بین واحدها می باشد وجود داشته باشد.
 قانون 10-90 نسبت مدیر به غیر مدیر رعایت شود تا منطق نظارتی معقولی وجود داشته باشد.
 اصل 70-30 نسبت صف به ستاد رعایت شود تا ساختار سازمانی منطق اقتصادی داشته باشد.
 از قابلیت HRIS (سیستم اطلاعاتی منابع انسانی) برای مدیریت موثر ساختارهای تفصیلی استفاده شود و مدیریت منابع انسانی دیجیتال، محور کار باشد.
 به مشروعیت برون سازمانی (قانون 10 واحد متصل به مدیر عامل) در کنار کارایی درون سازمانی(حیطه نظارت بعلاوه 5) در طراحی ساختار توجه شود.
 قانون 80-20 قدرت – کنترل مد نظر قرار گرفته شود و در هر دوره بازمهندسی، رضایت 80 درصد ذی نفعان برای پیاده سازی موفق ساختار جدید رعایت شود.
 تعادل اثربخشی- کارایی رعایت شود و واحدهای کارایی محور(مثل عملیات، امور اداری و کنترل کیفیت) به واحدهای اثربخشی محور (مثل بازاریابی و فروش، منابع انسانی، تحقیق و توسعه و استراتژی)گزارش دهند و برعکس این اصل مشاهده نشود.
 شاخص های مهم عملکرد (KPIs) فرایند طراحی ساختار سازمانی کلان و تفصیلی شناسایی و تعریف شود.
 همسویی ساختار سازمانی با استراتژیهای سازمان به صورت دوره ای سنجیده وتحلیل شود و بهبود یابد.
 تعادل استقلال – کنترل وجود داشته باشد و واحدهایی که در تعامل با مشتری هستند (مثل فروش) دارای استقلال بیشتری باشند و واحدهایی که دارای پتانسیل ریسک کلی هستند(مثل حسابداری، قراردادها و منابع انسانی) بیشترکنترل شوند و در این واحدها متمرکز عمل شود.
 تعادل بلند مدت – کوتاه مدت برقرار باشد و واحدهایی که بر توسعه بلندمدت تمرکز دارند (مثل برندینگ، منابع انسانی، تحقیق و توسعه و استراتژی) به واحدهایی که به نتایج کوتاه مدت تاکید دارند (مثل عملیات، امور اداری و فروش) گزارش ندهند.
 تعداد سمت ها در نمودار تفصیلی هر واحد مشخص و استاندارد باشد.
 قابلیت سازمانی(چابکی، نوآوری و...) در طراحی ساختار سازمانی لحاظ شود.
 فرهنگ پشتیبان ساختار تخت و چابک نهادینه شده باشد.
 مشاغل حیاتی، کلیدی، محوری و ضروری در هر واحد مشخص و پذیرفته شده و همه ذینفعان درک روشنی از این موضوع داشته باشند.

شاخص های موثر در ارزیابی وضعیت موجود و طراحی ساختار جدید
به منظور ارزیابی کارآیی ساختار سازمانی شاخص هایی وجود دارد که در ارزیابی وضعیت موجود و طراحی ساختار جدید کمک کننده باشند، این شاخص ها عبارتند از:
 نسبت حیطه نظارت مستقیم
 نسبت کارکنان صف به کل کارکنان
 نسبت مدیر کل به کارکنان
 تعداد گزارش دهی مستقیم به مدیرعامل
 درصد مشاغل بلاتصدی
 تعداد لایه های سازمانی

لازم به ذکر است که در مدل بومی 34000 منابع انسانی موضوع ساختار به عنوان یک فرآیند (فرآیند اول) تعریف شده است و برای آن 6 متریک (شاخص) تعریف شده است که در متن به آن اشاره شده است.

فائزه بیات، کارشناس حوزه تخصصی سرمایه انسانی شرکت سامان آوران توسعه
برگرفته از منابع علمی و مدل 34000 منابع انسانی