در یک سازمان، اندازه گیری بهره وری باید منجر به اقداماتی جهت بهبود گردد. این بخش را شاید بتوان مهمترین مرحله در زمینه افزایش بهره وری دانست. در این سری از مطالب سعی می گردد ابزارهایی معرفی شود که ارتقا بهره وری را به همراه داشته باشد. در بخش اولPDCA به عنوان اساس اصلی فرآیند بهبود بهره وری به صورت مختصر معرفی می گردد.

چرخه PDCA
چرخه دمینگ (PDCA) برای اولین بار توسط شوارت مطرح و بعدها توسط دمینگ تبیین و ارائه شد. این چرخه دارای 4 مرحله به شرح زیر است:
1-برنامه ریزی (PLAN): تحلیل موقعیت، هدف گذاری و مشخص کردن استراتژی های موردنظر در راستای برخورد با مسئله که شامل انتخاب ابزارها و تکنیک های مناسب نیز می شود.
2-اجرا (DO): عملیاتی کردن برنامه ریزی های انجام شده در مقیاس کوچک و به صورت آزمایشی
3- ارزیابی (CHECK): پایش و اندازه گیری فرآیندها بر طبق اهداف و الزامات و گزارش دهی نتایج
4- اقدام (ACT): اقداماتی که در مراحل بالا نهایی شده اند را در راستای بهبود به کار گرفته می شود. همچنین نتایج این مرحله، ورودی مرحله برنامه ریزی در چرخه بعدی می باشد.
در شکل زیر این چرخه نشان داده شده است.

چرخه PDCA

همانند چرخه PDCA ، فرآیند بهبود بهره وری نیز فرآیندی مداوم است و بیشتر فعالیت ها در این زمینه در چند مرحله صورت می گیرند که در ادامه به آنها اشاره می گردد.

در رابطه با چرخه PDCA، به چند نکته باید توجه شود:
1-اکثر اوقات در هنگام اجرای PDCA، از DO شروع می شود و در واقع به PLAN توجهی نمی شود. اگر PLAN مناسب وجود نداشته باشد و یا به آن توجه لازم صورت نگیرد قطعا نتیجه مورد انتظار به دست نخواهد آمد.
2-در DO باید عین PLAN انجام شود و به بهانه های مختلف مثل بومی کردن، اصلاح و یا ... نباید چیزی غیر از PLAN اجرا گردد.
3- نحوه ارزیابی و اینکه چگونه PLAN را با DO و نتیجه مورد نظر تطبیق داده شود.
4-وجود این باور که موضوعاتی هست که فرصت اصلاح و بهبود را ایجاد می کند.
بنابراین می توان گفت جهت افزایش بهره وری، PDCA به عنوان قلب کار مطرح است و چنانچه به درستی به کار گرفته شود نتیجه مطلوب حاصل می شود.
جهت افزایش بهره وری در سازمان، PLAN ، پیدا کردن مساله ها است. اولین و مهمترین مشکل در این زمینه این است که اغلب فکر می شود مساله ای وجود ندارد به عبارت دیگر "ما در سازمانمان مساله ای نداریم" مهمترین مساله ای است که سازمان با آن مواجه است. بنابراین برای شروع کار در زمینه بهره وری ابتدا باید روی نگرش افراد سازمان کار شود و این باور ایجاد گردد که تعداد زیادی مساله وجود دارد که حل نشده و همچنین برای آن مساله ها سازمان مقصر است نه دیگران را. اگر این نگرش ها اصلاح نشود حل مساله صورت نمی گیرد.
در ادامه دو سوال مطرح می شود اولا اینکه چه کار انجام نشود؟ و ثانیا اینکه چه کار انجام شود؟
در پاسخ به سوال اول می توان گفت مهمترین کاری که نباید انجام داد سرسری کم کردن هزینه ها (Cost Cutting) می باشد. توجه صرف به کاهش هزینه ها نه تنها موثر نیست بلکه اثرات منفی و نامطلوبی را به جا می گذارد و کار را از مسیر اصلی منحرف می کند.
در پاسخ به سوال دوم، این نکته قابل ذکر است که کار اصلی، دیدن مساله ها (Learning to see) است. تلاش برای دیدن مساله، شناسایی اجزایی از سیستم هست که به خوبی کار نمی کند. برای دادن نشانه و راهنمایی به سوی مساله ها تعداد زیادی ابزار وجود دارد که در مطالب بعدی این ابزارها معرفی می شود. اما در مورد دیدن مساله دو موضوع مطرح است:
1-کسی که مساله ندارد راه حل ندارد.
2-اغلب اوقات دلیل اینکه نتیجه مطلوب حاصل نمی شود این است که خود مساله به غلط شناسایی شده است.
حال این سوال مطرح است که اصلا مساله چیست؟ وجود شکاف بین وضعیت جاری و وضعیت مورد نظر، مساله هست.

در مورد مساله ها به چند نکته باید توجه شود:
1- شناسایی مساله نیازمند فرایند است.
2- نشانه وجود مساله به جای مساله شناسایی نشود.
3-منبع ایجاد مساله شناسایی شود.
4- مساله ها به دلایل مختلفی ایجاد می شوند یافتن علت اصلی خیلی مهم است. لزوما علتی که در ابتدا حدس زده می‌شود علت اصلی نیست.
در مطالب بعدی روش هایی برای شناسایی مساله معرفی می گردد.

*تهیه و تنظیم: رضیه میرجلیلی